Nieuwe wetgeving actief vanaf 1 januari 2026

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle bedrijven in België verplicht hun facturen elektronisch versturen en ontvangen. Maar wat houdt dit proces van e-facturering precies in?

Elektronische facturering of e-facturering betekent de automatisering van het factureringsproces van a tot z. Een woordje uitleg …

Zowel voor de leverancier van goederen of diensten als voor zijn klanten is de verwerking van facturen een tijdrovende taak. Die tijd zouden beiden ongetwijfeld liever aan andere zaken besteden.

De factuur

Laten we eerst de basisbegrippen nog eens overlopen. Een factuur is een document waarmee een persoon (natuurlijke of rechtspersoon) de betaling van een schuld ten gevolge van de levering van goederen of diensten aan een andere persoon vraagt. Als de betaling al heeft plaatsgevonden, vermeldt de factuur dat deze schuld afgelost is.

Een factuur is ook een boekhoudkundig document. In die zin mag ze niet eender hoe worden opgesteld en is ze onderhevig aan specifieke verplichtingen: op de factuur moeten een datum, een volgnummer, indien van toepassing het btw-nummer van de leverancier en van de klant enz. vermeld staan.

Wat is dan precies een elektronische factuur?

E-facturering bestaat uit de automatisering van dit hele proces, vanaf de uitgifte door de leverancier tot de betaling en de archivering door de klant.

De verzending via e-mail van een factuur in pdf-formaat wordt niet als e-facturering beschouwd, ook al gebeurt ze elektronisch.

Voor een geautomatiseerde verwerking van facturen moeten de informaticasystemen aan de kant van de leverancier en van de klant dezelfde taal spreken. Daarom heeft Europa een kader ontwikkeld, Peppol, dat de uitwisseling van facturen binnen de Europese Unie aanzienlijk vereenvoudigt. Het hanteert een standaardindeling voor gestructureerde facturen, gedefinieerd in de Europese norm voor elektronische facturering. Deze twee elementen vullen elkaar perfect aan en maken e-facturering op grote schaal mogelijk.

Wat is Peppol?

Peppol is een netwerk dat het veilig uitwisselen van elektronische documenten, voornamelijk facturen, mogelijk maakt. Het belangrijkste doel is om de samenwerking tussen de overheid, bedrijven en leveranciers te vereenvoudigen.

Hoe werkt Peppol?

Om facturen te versturen en ontvangen via het Peppol netwerk, moet je je eerst registreren bij een erkend Peppol Access Point. Het Peppol netwerk werkt als de postdienst die ervoor zorgt dat je facturen bij de juiste ontvanger aankomen. Na registratie krijg je unieke identificatiegegevens (Peppol ID) voor je bedrijf, dit is je elektronisch adres. Wanneer je een factuur verstuurt, wordt deze via het Peppol-netwerk bezorgd in de persoonlijke brievenbus van je klant, net zoals de post een brief in de juiste brievenbus bezorgt.

Welke software heb je nodig?

Er is een breed aanbod aan softwareoplossingen op de markt die compatibel zijn met het Peppol-netwerk. De voorbije jaren is er vooral veel aandacht besteed aan bedrijven met kleine factuurvolumes. Of je nu veel of weinig uitgaande of binnenkomende facturen hebt of, wel of geen ERP-systeem (Enterprise Resource Planning): voor elk bedrijf is er een geschikte oplossing.

Voor de klanten bij FinCarePlus Accountancy & Tax betekent deze wet gelukkig geen al te grote verandering. Dankzij ons platform Billtobox beschikken zij al over een tool om facturen elektronisch te ontvangen en te versturen. Onze klanten hoeven dus niet zelf te investeren in een facturatieprogramma en zijn nu al conform de nieuwe wet.

De voordelen van e-facturatie

• Verbetert de cashflow

E-facturatie wordt sneller ontvangen en dus ook verwerkt door zowel leveranciers als kopers. Bedrijven hebben hierdoor een betere cashflow, kunnen zelf sneller betalen en vermijden zo kosten op betaalachterstanden.

• Beter voor het milieu

Door elektronisch te factureren besparen bedrijven op papier en inkt waardoor ze milieuvriendelijker werken.

• Veilig en betrouwbaar

E-factureren kan via een veilig en betrouwbaar platform dat gebruik maakt van de nieuwste encryptietechnologie om gegevens te beschermen. Hierdoor zijn facturen en financiële informatie veilig.

Waarom wordt e-facturatie verplicht in België?

De eerste reden is dat de overheid de digitalisering van bedrijven wil aanmoedigen. In België worden jaarlijks 1 miljard facturen uitgewisseld. Het automatiseren van de verwerking van al deze facturen zou een aanzienlijke efficiëntiewinst opleveren. Volgens een studie van de Universiteit Hasselt zouden Belgische bedrijven tot 1.8 miljard euro kunnen besparen per jaar.

De tweede reden waarom de Belgische overheid e-facturatie verplicht, is om de zogenaamde btw-kloof aan te pakken. De btw-kloof verwijst naar het verschil tussen de verwachte btw-inkomstenen het werkelijk geïnde bedrag. Verschillende factoren dragen bij tot deze kloof, waaronder fouten, fraude en niet-naleving van de wetgeving. Traditionele papieren facturatiesystemen zijn vatbaarder voor deze problemen vanwege de menselijke handelingen, waardoor het gemakkelijker is om fouten te maken of om belastingen te ontduiken.

Met e-facturatie worden gegevens elektronisch verzonden in een gestructureerd formaat, waardoor het voor belastingdiensten gemakkelijker wordt om transacties in realtime te volgen en te verifiëren. Deze verhoogde zichtbaarheid helpt fouten en belastingontduiking tot een minimum te beperken, waardoor de btw-kloof kleiner wordt.

Wordt e-factureren verplicht voor alle facturen?

Hier moeten we een onderscheid maken tussen Business to Government (B2G), Business to Business (B2B) en Business to Consumer (B2C) facturen.

Voor “B2G facturen” in België zijn alle leveranciers van openbare instanties verplicht om elektronische facturen uit te reiken als het factuurbedrag hoger is dan 3000 euro, terwijl openbare instanties uitgerust moeten zijn om facturen elektronisch te ontvangen. Deze verplichting is nu al van kracht.

Vanaf 1 januari 2026 moeten alle “B2B facturen” in een gestructureerd elektronisch formaat zijn. Dit geldt voor zowel kleine als grote bedrijven. De enige uitzonderingen zijn: niet-btw-plichtigen, agriculturele sector, forfaitaire btw-plichtigen (stopt in 2028), failliete belastingplichtigen en buitenlandse bedrijven.

“B2C facturen” zijn niet verplicht. De facturen naar de consumenten kunnen dus nog steeds als PDF of print/mail worden verzonden.